¿Cuándo fue la última vez que una aplicación ha conseguido mejorar sustancialmente tu forma de trabajar? Dropbox lo va a lograr haciendo que te olvides de la tediosa tarea de hacer copias de seguridad, de ir cargado a todas partes con un pendrive o de no poder acceder a uno de tus archivos cuando lo necesitas
Dropbox es una aplicación gratuita, disponible para Windows, Mac y Linux, que se lanzó a finales de 2008. Básicamente, crea una carpeta en nuestro ordenador y realiza una copia a través de Internet de todos los archivos que depositemos en ella.
En cierta manera, es un servicio de back-up on-line vitaminado, ya que también se ocupa de mantener su copia de nuestros archivos siempre sincronizada, es decir, cada vez que hagamos un cambio en nuestros documentos, por pequeño que sea, lo detectará y volverá a copiárselo al instante, conservando la versión antigua por si la necesitamos en el futuro.
Todas las transmisiones de ficheros se realizan bajo protocolo seguro SSL y se almacenan encriptados en los servidores de Amazon S3. Dispondremos de hasta 2 Gbytes de espacio con la cuenta gratuita, que podremos aumentar hasta 50 Gbytes contratando una cuenta Pro, actualmente a 9,99 dólares al mes ó 99 al año.
Con nuestros ficheros en Internet o en «la nube», podremos acceder a ellos desde cualquier ordenador del mundo con acceso a Internet a través de la interfaz web de Dropbox, pero las ventajas no se quedan ahí. Si lo instalamos en otro ordenador, también replicará en él todos nuestros ficheros y se ocupará de mantener todas las copias sincronizadas en ambos, lo que permitirá, por ejemplo, iniciar un informe en la oficina, terminarlo desde tu ordenador en casa e imprimir al día siguiente el resultado final desde la oficina sin tener que hacer nada. Adiós a los pendrive, solo necesitarás acceso a Internet.
Paso 1
Instalación y creación de cuenta
Visita
www.getdropbox.com y hazte con la última versión del programa. Por el momento la web está en inglés, pero no te resultará difícil encontrar el botón de Download. Durante la instalación nos preguntarán si ya disponemos de cuenta, elegiremos que no y nos haremos con una rellenando un formulario.
Por defecto, en sistemas operativos Windows, Dropbox creará la carpeta My dropbox dentro de Mis Documentos, aunque también podemos elegir nosotros el emplazamiento, siempre y cuando se encuentre en nuestro equipo local.
Al finalizar la instalación, veremos que un icono de Dropbox aparece en nuestro área de notificación (system tray). Desde ahí, podremos acceder rápidamente a nuestra carpeta My Dropbox (mediante el botón derecho del ratón y eligiendo Open My Dropbox), aunque será buena idea crearnos un acceso directo en el escritorio.
Paso 2
Los primeros archivos
La idea no es hacer una copia de nuestros archivos en Dropbox, sino trasladarlos a esa carpeta y trabajar desde ella. No obstante, antes de empezar a copiar megas y megas, aprendamos las funcionalidades básicas del programa.
Arrastra al interior de My Dropbox un archivo o una carpeta con unos pocos, verás que nada más introducirlos se incorpora a sus iconos un símbolo de color azul, eso significa que ese archivo está pendiente o en proceso de subirse a Internet. Cuando pase a verde, nos estará indicando que el fichero ya se ha copiado.
Si son archivos pequeños el proceso es rápido, aunque dependerá de la velocidad de la conexión a Internet. En cualquier caso, mientras que el archivo se sincroniza puedes seguir trabajando con total normalidad, puesto que, al fin y al cabo, tú siempre trabajas con la copia local de tus ficheros.
Paso 3
Interfaz Web
Es posible acceder a todos tus documentos desde cualquier ordenador con acceso a Internet y sin tener que instalar Dropbox. Lo único que hay que hacer es ir a la página
www.getdropbox.com e introducir el nombre de usuario y la contraseña.
Desde tu escritorio podrás entrar directamente haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de Dropbox, situado en el área de notificación, y seleccionando en el menú contextual Web Interface. Por cierto, al lado de esta opción, podremos consultar qué porcentaje del espacio disponible de nuestra cuenta estamos utilizando.
A través de Web Interface podrás navegar por tus archivos y carpetas como si estuvieras en el Explorador de archivos, podrás descargarte documentos o carpetas enteras comprimidas en archivos ZIP y también subir nuevos archivos, que al instante se replicarán en todos tus ordenadores con Dropbox conectados a Internet.
En general, Web Interface es esencial para todo aquel que necesita acceder a sus ficheros desde ordenadores en los que no quiere instalar su cuenta Dropbox; por ejemplo, en un cibercafé, en la casa de un amigo o en la oficina de un proveedor o cliente.
Paso 4
Recupera una versión antigua
Imagina que por error has borrado un archivo o una carpeta repleta de archivos. Tranquilo, si estaba en Dropbox, puedes recuperarlos. Para ello, accede a Web Interface y elige Show deleted files. Busca lo borrado y selecciona Restore folder si es una carpeta o Undelete si es un archivo. Como por arte de magia, los archivos volverán a aparecen en tu carpeta My Dropbox en su ubicación original.
Si lo que ha ocurrido es que has sobrescrito uno de tus archivos con una versión anterior u otro archivo con el mismo nombre, entonces accede a Revisions, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo o a través de Web Interface. Verás la parrilla con todos los cambios del documento desde que los depositaste por primera vez en Drop-box y podrás restaurar cualquiera de sus versiones.
Paso 5
En casa como en la oficina
Repite el proceso de instalación de Dropbox en el ordenador de casa o en tu portátil. Cuando te pregunte si dispones de cuenta en Dropbox, elige I have a Dropbox account e introduce tu usuario y contraseña. Al finalizar la instalación, verás cómo automáticamente tu carpeta My Dropbox empieza a llenarse con todos los documentos y carpetas que metiste en el primer ordenador donde instalaste la aplicación. Cuando el proceso termine, podrás hacer cambios en cualquier documento.
La modificación se replicará en la nube y en tu ordenador de la oficina siempre y cuando se encuentre conectado en ese momento a Internet. Si lo tienes apagado, en cuanto lo conectes la próxima vez se volcarán todos los cambios.
La única precaución que debes tener es, tras encender el ordenador de casa, esperar un poco a que Dropbox se descargue todos los cambios. Salvo que hayas subido mucho contenido nuevo o hayas hecho muchas modificaciones, no debería llevarte más de unos minutos. Si no lo haces, se creara una copia en conflicto.
Paso 6
Comparte una carpeta con otros usuarios
Si por ejemplo trabajas estrechamente con un proveedor y estáis constantemente intercambiando documentos, lo más probable es que ahora utilicéis el e-mail. No obstante, lo más práctico es crearte una carpeta compartida en Dropbox; así, los dos podréis depositar y acceder a los archivos en su interior.
Si los dos trabajáis sobre un mismo documento, por ejemplo una lista de tareas pendientes, podréis modificar el mismo documento y siempre tendréis vuestras copias sincronizadas. Es como si compartierais una red local aun estando cada uno en la otra punta del mundo. ¡Simplemente, genial!
Para compartir una de tus carpeta, haz clic sobre ella con el botón derecho del ratón, de modo que accedas al menú contextual. Luego, dentro del apartado Dropbox, elige la opción Share. Accederás a Web Interface, donde te pedirá que incluyas las direcciones de e-mail de la persona o personas con las que quieres compartir la carpeta. Éstas recibirán un correo con tu invitación a unirse a tu carpeta compartida. En cuanto la acepten, tus carpetas les aparecerán dentro de My Dropbox y podrán trasladarlas a donde ellos quieran.
Además, al estar esos archivos en Dropbox, dispondréis de un registro y control de todos los cambios: fecha, autor del cambio, ordenador desde el que se realizó la modificación… Así, ante cualquier problema, podréis recuperar una versión anterior del documento.
La única limitación es que no podéis trabajar exactamente al mismo tiempo sobre el mismo documento (algo que tampoco podríais hacer si compartierais el documento a través de una red local, porque el segundo en abrir el documento solo puede acceder a él en modo lectura). No obstante, si coincidierais en el mismo momento, Dropbox os crearía una copia de la versión «en conflicto» para que ninguno perdiera el trabajo realizado.
Paso 7
La carpeta Public
A veces, queremos enviar a alguien un archivo demasiado grande para adjuntarlo en un e-mail. Dropbox ofrece otra posibilidad. Si depositamos el fichero en la carpeta Public, en cuanto se suba a Dropbox, podremos obtener un link público de ese archivo.
Ese enlace lo podremos incorporar a un e-mail y, cuando el destinatario lo reciba, sólo tendrá que hacer clic sobre él y descargarse una copia del fichero, sin necesidad de que sea un usuario de Dropbox. Cuando sepamos que el destinatario ya ha recibido correctamente nuestro archivo, podremos retirarlo.
Paso 8
Galerías de imágenes
Deposita en la carpeta Photos las imágenes que deseas compartir con tus amigos o familiares. Tienes la oportunidad de utilizar las carpetas para organizar tus fotografías en colecciones temáticas. Una vez estén sincronizadas, podrás obtener un link público para enviarlo, por ejemplo, por e-mail a tus amigos para que puedan ver tus fotos a través de Internet.
Aunque no es sencillo adivinar la URL de tus galerías si no la envías tú, en principio, todo lo que metes en Photos es que no te importa que sea público. Si algo no tienes pensado compartirlo, pero quieres beneficiarte de las copias de seguridad de Dropbox, puedes crearte una carpeta para imágenes fuera de Photos. No podrás crear galerías públicas, pero podrás compartirla igualmente con otros usuarios de Dropbox, como ya vimos anteriormente.
Un gran poder conlleva una gran responsabilidad
Ya lo decía Ben Parker, el tío de Spiderman, y la cita nos viene como anillo al dedo. Aunque Dropbox nos resultará realmente útil en la oficina, por el momento es una herramienta diseñada para un entorno doméstico. Tenemos que ser conscientes de que estamos depositando nuestros archivos en Internet y lo único que los separan de otros usuarios es una contraseña, por lo que elijamos una a la altura de las circunstancias y no dudemos en cambiarla de vez en cuando.
Dejando a un lado el aspecto de la seguridad (que puede ser reforzada utilizando conjuntamente otras aplicaciones), usar Dropbox solo representa ventajas. Estoy seguro de que, si le das una oportunidad, va a cambiar tu forma de trabajar y de compartir documentos
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